Aušra Kupinaitė-Griškevičienė,
Žemės ūkio duomenų centro vadovybės atstovė kokybei
Kiekviena organizacija turi savo veidrodį. Tik ne iš stiklo, o iš procesų, duomenų ir sprendimų.
Jis parodo, kas iš tiesų esame: ar tvarka organizacijos viduje tokia pat, kokią rodome išorėje? Ar mūsų „taip visada darėme“ vis dar veikia, ar tik primena seną įprotį?
Pasaulinė kokybės diena – gera proga pažvelgti į tą veidrodį drąsiai. Nes kokybė – tai ne tik atitikimas standartui, o gebėjimas sąžiningai įvertinti save: kur esame stiprūs, o kur dar galime augti.
Šis žvilgsnis iš šalies padeda atsakyti į klausimą, kuris kasmet iškyla tiek verslui, tiek viešajam sektoriui – ar kokybės standartai yra tik būtinos sąnaudos, ar investicija, kuri atsiperka aiškesniais procesais, patikimumu ir reputacija?
Veidrodis organizacijai pažvelgti į save iš šono
Tą akimirką, kai organizacijoje prasideda pasiruošimas ISO auditams, išlenda visos emocijos. Vieni kolegos juokauja: „Vėl prasideda mūsų mylimiausias metų sezonas – lentelės ir procedūros.“ Kiti atsidūsta, kad teks tvarkyti aprašus, duomenis, rizikų vertinimus.
Tačiau iš tiesų tai – tarsi organizacijai pažvelgti į gerai apšviestą veidrodį. ISO auditas parodo, kaip organizacija atrodo pati sau: kur esame stiprūs, o kur dar reikia pasitaisyti. Ir būtent šiuose, iš pirmo žvilgsnio techniniuose darbuose, slypi atsakymas, kam mums iš tikrųjų reikalingi standartai.
Kasmetinis pasiruošimas auditui priverčia organizaciją sau pačiai atsakyti į kelis paprastus, bet esminius klausimus: ar mes dirbame taip, kaip esame apsirašę? Ar mūsų procesai aiškūs, suprantami ir veikia taip, kaip turėtų?
Ten, kur atsakymas „taip“, atsiranda ramybė – žinai, kad procesai veikia kaip turi veikti. Ten, kur „ne“, aiškiai matai, ką galima pagerinti. Tokiu būdu ISO iš formalaus dokumento virsta realiu vadybos įrankiu.
Atspirties taškas – įmonės požiūris į tai, kiek jai pačiai svarbu tobulėti ir augti. Vien ISO sertifikato turėjimas tikrai nėra jokia pridėtinė vertė, jeigu procesai – neaiškūs, darbuotojai negali paaiškinti, kam to reikia, dažnai net pagrūmodami, kad tai tik dar vienas papildomas darbas arba perteklinis „popierizmas“. Tačiau jeigu organizacija ISO mato kaip įrankį iš tiesų ir nuoširdžiai pagerinti savo procesus, veikloje taikyti procesinį požiūrį, atsižvelgti į klientų lūkesčius teikiant jiems paslaugas, tuomet šiuo „ISO noru“ užsikrečia ir darbuotojai. Žinoma, reikalingi nuolatiniai mokymai, edukacija, motyvacijos kėlimas, kad visi būtų įsitraukę, tačiau ilgainiui tai tampa neatsiejama kasdieninės veiklos dalimi.
Ne išlaidos, o konkurencinis pranašumas
Privatus sektorius šią logiką perprato jau seniai. Įmonių svetainėse ir net ant produktų pakuočių vis dažniau matome užrašus, pvz., ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001. Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip įvaizdžio detalė, tačiau šie ženklai reiškia kur kas daugiau nei formalų statusą.
Pirmiausia – vidinis efektyvumas. ISO standartai padeda sukurti aiškią veiklos struktūrą: procesai ne tik aprašomi, bet ir nuolat tikrinami, vertinami, tobulinami. Kai tvarka tampa kasdieniu veiklos principu, organizacija dirba nuosekliau, klaidų mažiau, sprendimai greitesni. Aiškiai apibrėžtos atsakomybės mažina priklausomybę nuo pavienių žmonių ir stiprina pasitikėjimą pačia sistema.
Antra – patikimumas ir pasitikėjimas. ISO sertifikatas klientams ir partneriams yra tarsi garantijos ženklas, kad įmonė laikosi aukštų kokybės, aplinkosaugos ar duomenų saugumo standartų. Tai kuria reputaciją, kuri tampa ne mažiau svarbi už kainą. Verslo pasaulyje pasitikėjimas dažnai lemia, kam patikima sutartis, tiekimas ar partnerystė.
Trečia – naujos galimybės. ISO dažnai tampa raktu į viešuosius pirkimus ar tarptautinius projektus, kur reikalaujama įrodyti kokybės ir saugumo atitiktį. Be tokio sertifikato įmonė neretai net nepatenka į vertinimo etapą. Turint jį, atsiveria naujos rinkos, konkursai, partnerystės – ypač ten, kur skaidrumas ir kokybės valdymas vertinami taip pat, kaip finansiniai rodikliai.
Nuo „privalomos pareigos“ prie sąmoningos investicijos
Kokybės diena – gera proga užduoti sau ne patį patogiausią klausimą: ar mes į standartus žiūrime kaip į varginančią prievolę, ar kaip į platformą, ant kurios statome organizacijos ateitį?
Verslui ISO šiandien dažnai yra būtina sąlyga tam, kad apskritai galėtum žaisti didesniame lauke – dalyvauti tarptautiniuose konkursuose, dirbti su užsienio partneriais, pagrįsti savo tvarumo pažadus.
Viešajam sektoriui, mano manymu, ISO artimiausiais metais taps ne gražiu „pliusu“, o standartu, kurio visuomenė tikėsis savaime – ypač kalbant apie duomenis, kibernetinį saugumą ir aplinkosaugą.
Pastebima tendencija taikyti ne pavienius ISO standartus, tačiau juos integruoti tarpusavyje, taip sustiprinant įmonės konkurencinį ir įvaizdžio pranašumą. Neretai organizacijų gebėjimas pereiti nuo atskiro kokybės valdymo ar kibernetinio saugumo proceso prie integruotos vadybos sistemos vis dažniau vadinamas ne pasirinkimu, bet būtinybe. Juntamas ir technologijų poveikis: tiek kokybės vadyboje, tiek (ypač) kibernetinio saugumo srityje neišvengiamai turi būti įvertinamos dirbtinio intelekto, debesų technologijų paslaugos, kurios, viena vertus, sukuria naujų galimybių, kita vertus – kelia ir nemenkų rizikų.
Todėl, kalbėdami apie standartus, turėtume mažiau diskutuoti, kiek tai kainuoja, ir daugiau – kiek kainuoja jų neturėjimas. Kiek kainuoja prarastas pasitikėjimas po duomenų saugumo incidento? Kiek kainuoja prarastas konkursas, nes neturėjome reikalaujamo sertifikato? Kiek kainuoja neapibrėžtumas organizacijos viduje, kai procesai remiasi ne logika, o „taip visada darėme“?
ISO standartai nėra stebuklingas vaistas nuo visų problemų. Tačiau jie – labai aiški, praktiška ir pasaulyje patikrinta sistema, padedanti organizacijoms – tiek privačioms, tiek viešosioms – dirbti skaidriau, tvariau ir patikimiau.
O tai, galų gale, ir yra didžiausia investicijos grąža: kai gali pasitikėti savo procesais, savo komanda – ir kai tavimi pasitiki tie, kuriems dirbi: valstybė, klientai ir partneriai.